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Quelles sont les fonctions de secrétaire comme un directeur adjoint?

Publié:2014-01-02Source: général
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Quelles sont les fonctions de secrétaire comme un directeur adjoint?

Les fonctions de secrétaire peuvent inclure diverses tâches administratives, telles que répondre au téléphone, dactylographie, dépôt, ouvrir le courrier et les tâches bouilloire. Une secrétaire qui sert de directeur adjoint a des fonctions similaires. Cependant, ce genre de secrétaire rend compte directement au gestionnaire (contrairement à tout le monde dans l'entreprise) et collabore avec le gestionnaire de plusieurs façons de rendre votre travail plus facile, tout en gardant le bureau organisé.

Fonctions de communication

En tant que secrétaire d'un manager, vous serez souvent la première personne de contact pour ceux qui essaient de se rendre à sa tête, tant à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Contrairement à un secrétaire général ou la réceptionniste qui répond au téléphone à tout le personnel, vous pouvez être chargé de répondre aux appels entrants pour le gestionnaire. Vous aurez à filtrer les appels pour déterminer si vous pouvez aider l'appelant ou si votre patron est disponible pour prendre l'appel. Aider le gestionnaire pour accueillir les visiteurs qui viennent à votre bureau et suivez les instructions de votre gestionnaire. En tant que secrétaire à la gestionnaire peut également inclure dans leur nom se connecter avec d'autres professionnels à travers la correspondance écrite, les appels téléphoniques et envoyer des emails.

Fonctions de l'organisation

Les gestionnaires attendent de leurs secrétaires sont organisées. Vous êtes responsable de veiller à ce que les dossiers de bureau sont bien entretenus et tous les documents confidentiels sont placés en lieu sûr. Vous pouvez avoir besoin de trier le courrier entrant pour déterminer qui introduisent le gestionnaire et ce qu'il faut jeter. Assister le gestionnaire doit souvent accueillir votre horaire. Il devrait apporter une trace de vos rendez-vous, réunions programes et de faire vos arrangements de voyage si nécessaire. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent inclure la mise en place des appels de conférence et assister à des réunions et de fournir l'ordre du jour et les minutes.

Fonctions exécutives

Bien que vous êtes le responsable de secrétaire, certains de vos responsabilités peuvent inclure des fonctions exécutives. Assister le gestionnaire peut signifier parfois agir comme un gestionnaire vous-même. Votre patron peut donner pour tâche de superviser des projets tels que la gestion d'une base de données ou la création et la mise à jour des rapports. Si les autres membres du personnel administratif dans le bureau, vous pouvez être responsable de la gestion et de l'affectation de leurs tâches quotidiennes. Ils peuvent vous informer directement la place du gestionnaire, et peuvent servir de leur superviseur immédiat. Vous pourriez aussi être appelés à former d'autres employés et même charger le superviseur sur des questions telles que l'enseignement comment faire fonctionner les machines de bureau ou à l'aide de logiciels.

Lire cet article en Inglés: Quelles sont les fonctions d'un secrétaire en tant qu'assistant à un gestionnaire?

[Rédacteur: Admin]
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