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Les procédures de contrôle pour les comptes créditeurs documents

Publié:2013-01-15Source: général
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Les procédures de contrôle pour les comptes créditeurs documents

Les procédures de contrôle des documents sont essentiels pour le traitement des comptes de factures payables. Ils vous aideront à vous assurer que vous vous inscrivez tous les comptes factures payables correctement dans les minutes et vous traitez le paiement des factures en temps opportun. Une procédure écrite pour le traitement des comptes créditeurs aide à soulager les erreurs de traitement et d'éviter les frais de retard en raison de défaut de verser des paiements à temps.

Timbre à date de facture

La personne responsable de l'ouverture du courrier devrait quotidienne mettre un timbre de date sur chaque payable compte rencontré la date d'aujourd'hui. La date de la fermeture vous permet de suivre la quantité de temps qu'il a fallu à votre entreprise de payer une facture. La personne qui met un timbre à date sur les factures devrait tenir compte des différences significatives dans le temps entre la date de la facture et la date de réception de celle-ci. Les factures envoyées semaines après élaboré, peut-être besoin d'être envoyées à travers le processus de comptes créditeurs rapidement pour éviter les frais de retard.

Le Code du projet de loi

Responsable de la création ou de la gestion des dépenses, employé code de type du compte de l'enregistrement sur la facture et la facture est comparé avec le budget restant pour ce compte de dépenses. Si le compte des minutes va dépasser le montant prévu au budget une fois que le projet de loi est traitée, l'employé doit comprendre une explication de l'excédent de la facture.

Obtenir l'approbation des factures

Les gestionnaires sont responsables de l'examen et l'approbation de tous les comptes de factures payables qui sont dans leur sphère de contrôle. Le gestionnaire vérifie l'exactitude du codage dans le projet de loi et aucune explication des excès budgétaires méticuleusement. Ensuite, placez vos initiales et la date de la facture pour le compteur sais qu'il a approuvé le projet de loi pour le paiement.

Préparer le chèque

Le compteur vérifie le projet de loi pour assurer que les approbations et les explications appropriées excédents sont inclus en elle. Le compteur vérifie également le codage sur le projet de loi et interrogé au sujet de tout codage qui semble mauvais. Une fois que le compteur est satisfait de l'approbation et le codage du projet de loi, de préparer un chèque de paie. Chèques d'entreprise doivent comprendre deux moignons, un talon de paie pour l'émetteur et un talon pour le destinataire. Le talon doit inclure la date de la facture, le numéro de la même et le numéro de compte de l'entreprise, si le vendeur attribué un. Le talon peut inclure le code de minutes, si désiré. Faites une copie de la facture pour vos dossiers et agrafer le talon à l'émetteur dessus de la vérification de la facture. Il présente une copie de la facture pour prouver le coût en cas d'une recherche d'audit ou de comptabilité.

[Rédacteur: Admin]
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