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Les fonctions de secrétaire de prendre des dispositions pour Voyage

Publié:2012-12-19Source: général
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Les fonctions de secrétaire de prendre des dispositions pour Voyage

Les fonctions d'un secrétaire général, comprennent généralement des arrangements de voyage pour votre patron et / ou d'autres employés. Parce que les secrétaires sont généralement responsables de garder l'ordre du jour pour les cadres occupés, gérer également des arrangements de voyage et d'assurer que des dispositions soient résolus, y compris les réservations d'hôtel et de location de voiture.

Planification de prendre des dispositions de voyage

Une fois que le secrétaire découvre que son patron doit voyager pour affaires, vous devez connaître les dates exactes du voyage prévu. Si vous êtes responsable de faire les arrangements de voyage pour tout le monde dans le département ou le bureau, vous devez déterminer si d'autres employés voyagent aussi dans le même temps. Selon la compagnie pour laquelle vous travaillez, vous pouvez avoir à déterminer le budget pour les dépenses de voyage ou contactez votre service de comptabilité pour voir si l'argent est dans le budget Voyage. Vous devez savoir quels hôtels sont dans la zone qui se rendra à votre patron, si vous avez une préférence, et d'obtenir le coût et la disponibilité des chambres.

Faire des arrangements de voyage

Maintenant que vous avez signé les jours et le nombre de personnes qui voyagent, vous devez faire les arrangements de voyage réels. Les fonctions de secrétaire peuvent inclure l'accès à Internet et se faisant des réserves, ou communiquer avec une agence de Voyage avec tous les détails. Les grandes entreprises peuvent avoir un département de Voyage dans laquelle le secrétaire simplement fournir le Voyage et le personnel proposé ont la responsabilité de prendre toutes les dispositions itinéraire. Votre responsabilité sera également inclure un examen de la confirmation des arrangements et assurer qu'ils sont corrects. Vous devez savoir si votre patron a un siège de préférence sur le plan, le nombre de pièces de bagages prendre et si elles doivent être révisées. La réunion ou conférence vous assistez votre patron peut exiger réservations de sièges et probablement vous serez responsable de l'envoi de la RSVP («réponse, s'il vous plaît", est une requête-réponse) en votre nom.

Arrangements complets

Une autre partie des arrangements de voyage comprend la solution des besoins de déplacement de la tête à l'extérieur. Vous devez savoir si votre patron vous avez besoin de transport à l'aéroport ou si vous allez rembourser le coût de garer votre voiture à l'aéroport. Vous devez fournir une copie imprimée de votre itinéraire au patron à utiliser lorsque vous atteignez votre destination, vous permettant de connaître votre routine quotidienne, y compris l'adresse de l'hôtel et le lieu de la réunion ou conférence. Vous pouvez réserver une voiture de location à l'avance, qui sera disponible à l'arrivée ou organiser une navette pour vous emmener à l'hôtel. Les fonctions de secrétaire lorsque organisation des déplacements notamment à assurer que tous les aspects du voyage sont couverts.

Lire cet article en Inglés: les fonctions d'un secrétaire de l'organisation des déplacements

[Rédacteur: Admin]
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