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Exemples de normes pour les procédures de bureau

Publié:2014-05-14Source: général
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Exemples de normes pour les procédures de bureau

Procédures de bureau sont acceptées normes pour faire des affaires dans un lieu de travail spécifique. Ces règles peuvent varier en fonction de l'industrie, la charge de travail, l'emplacement géographique, le professionnalisme du bureau ou de taille de l'entreprise. Par exemple, les procédures de bureau dans une clinique médicale, dentaire ou morale seront très différents de ceux d'une entreprise immeuble de bureaux, de vente et d'importation. Cependant, il ya des «règles» de procédures de bureau pour toutes les industries.

Procédures téléphoniques

Tous les bureaux exigent manières de téléphone professionnel et courtois. Répondez au téléphone rapidement, parler clairement et courtoisie, et de ne jamais manquer un appel en attente plus de quelques secondes sans avoir à retourner à l'appel, même si ce que vous dites est, "Je travaille toujours sur votre demande." Prend des messages pour les travailleurs qui sont hors du bureau ou indisponible. Enregistre clairement le nom, la date, l'heure et le numéro de téléphone de l'appelant, avec le but de l'appel, si vous l'obtenez. Quand un système de messagerie vocale là, demander à l'appelant si il laisser un message vocal, puis transférer le système de messagerie vocale. Il est impoli de transférer un appel sans en informer l'appelant avant le transfert.

Gestion des dossiers

Détails pour la gestion des dossiers varient grandement d'un bureau à l'autre, mais les détails de toutes les opérations commerciales doivent être maintenus d'une manière professionnelle et ordonnée. Conservez une copie de tous les reçus, factures, déclarations, bons de travail, des propositions, des estimations de travail, de la correspondance, des rapports et autres documents produits par la société. Créer des fichiers pour chaque fournisseur, compte, la vente ou le projet, conformément aux spécifications de l'entreprise. Étiqueter clairement tous les dossiers, et archívalas dans un endroit facilement accessible où ils peuvent récupérer rapidement quand ils sont nécessaires. Ce sont les exigences relatives à la bonne gestion de toute entreprise, quel que soit le secteur.

Gestion et la distribution électronique

La gestion du courrier entrant et sortant variera par le bureau, mais traite tout le courrier que la correspondance importante et Manipulez-le rapidement, surtout des courriers clients. Ouvre et envoie la correspondance au ministère ou à l'employé approprié, selon les procédures spécifiques de l'entreprise. Jamais correspondance ouverte avec le sceau de «personnel». Si le courrier entrant doit être ouvert avant la distribution, placer un trombone sur le dos de l'e-mail si une adresse ou l'expéditeur informations nécessaires. Peser le courrier sortant, si nécessaire, et de placer le montant droit de la navigation dans le coin supérieur droit. Si le courrier est ramassé par un facteur, le mettre dans l'emplacement de sortie appropriée pour la collecte. Si elle est prise au bureau de poste local, mettre toutes les cartes dans une boîte pour un transport facile. Collez tous les paquets avec un ruban et de les étiqueter de manière sûre si clair pour la livraison appropriée.

La technologie informatique

Assurez-vous que les données de l'ordinateur est protégé est important pour le bureau d'aujourd'hui qui est principalement basée sur l'information. En pratique les procédures de sécurité de base pour sauvegarder des fichiers et des ordinateurs. Pour protéger les documents et logiciels, crée une sauvegarde quotidienne de tous les fichiers sur l'ordinateur dans un site Internet qui offre ce type de service, ou dans un lecteur flash séparé ou un disque Zip. Soyez prudent lorsque vous téléchargez des fichiers et des programmes depuis Internet. Maintenir un programme antivirus actif chaque fois qu'un ordinateur est allumé et tenir à jour la base de virus que de nouvelles menaces émergent continuellement. Protéger le matériel avec une protection solide et fiable. Éteindre les ordinateurs la nuit, quand personne ne l'utilise, et débrancher tout appareil électronique lors de fortes pluies.

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[Rédacteur: Admin]
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