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Comment rendre compte de petite caisse

Publié:2012-03-31Source: général
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Deux parties: Établissement de la petite caisse SystemManaging les dépenses de la petite caisse

Chaque entreprise fait de petits achats chaque jour pour des éléments tels que les fournitures de bureau, timbres, frais de transport, et d'autres articles divers. Écrire un chèque pour ces articles est chronophage et coûteux. L'établissement d'un fonds de petite caisse permet à un propriétaire d'entreprise à maintenir le contrôle et rendre compte des dépenses pour un coût minime et sans tracas administratif. Si vous suivez quelques étapes, vous pouvez l'un pour votre entreprise en un rien de temps.

Étapes

Partie 1 de 2: Mise en place du système de petite caisse

1

Achetez une boîte de verrouillage. Lorsque vous commencez un fonds de petite caisse, vous avez besoin d'acheter une boîte de verrouillage qui tiendra la trésorerie disponible pour l'utilisation et les recettes de ce qui a été dépensé. Vous avez besoin d'une petite boîte de métal qui peut facilement tenir dans un tiroir de bureau. Cette boîte peut soit avoir serrure à combinaison ou avoir une serrure à clé, tout dépend de ce qui est mieux pour votre bureau. De toute façon, il doit être extrêmement sécurisé pour dissuader les gens de falsification de la boîte.

Vous devez avoir une boîte assez grande pour garder tout l'argent et les recettes de jeu, mais assez petit pour être discrète et facilement caché. Assurez-vous d'obtenir un avec un plateau d'argent de sorte que les projets de loi et les changements peuvent être facilement organisés.

Ces documents sont disponibles dans la plupart des magasins de fournitures de bureau ou stationnaires.

2

Attribuer la responsabilité de la petite caisse. Une fois que vous avez un endroit pour stocker l'argent, vous devez assigner une personne en charge de la petite caisse et compte. La personne que vous affectez devrait être généralement disponibles à tout employé qui pourrait avoir besoin de la petite caisse, comme un commis comptable ou un assistant administratif.

Le dépositaire ou le caissier de la petite caisse est responsable de décaissement des fonds de petite caisse en échange de reçus écrits, la reconstitution de trésorerie dans le fonds en cas de besoin, et d'enregistrer les articles achetés ou payés avec des fonds de petite caisse.

3

Rangez la petite caisse. Petty boîtes de trésorerie doivent être gardés hors de la vue dans un tiroir fermé. Le tiroir doit être dans le bureau du dépositaire ou un autre tiroir qui est facile pour le gardien se rendre à. La combinaison ou la clé pour ouvrir la boîte doivent être conservés dans un tiroir différent, éventuellement sur la chaîne principale du dépositaire. Cela dépend de qui d'autre a besoin d'accéder à la boîte et si vous avez plus d'un dépositaire.

Pour ajouter une couche supplémentaire de protection, le tiroir-vous garder la boîte en peut avoir également un verrou. Cela donnerait une sécurité supplémentaire pour l'argent qui y est conservé.

Si vous avez plus d'une personne qui a besoin de l'accès à la caisse, penser à avoir plusieurs touches faites ou de trouver une boîte qui vient avec des touches supplémentaires.

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Déterminer la limite de retrait. La petite caisse ne vise pas à remplacer ou à éviter le contrôle comptable des dépenses. Il est mis en place comme une commodité pour les petits achats qui ne justifient pas l'émission de chèques. Vous devez établir le montant maximal de l'opération doit être traitée par le système de la petite caisse. De cette façon, toute transaction qui dépasse ce montant peut être manipulé à travers le processus d'achat normal.

Par exemple, une entreprise peut restreindre les transactions de petite caisse à 50 $ ou moins. Toute transaction ci-dessus de 50 $ serait alors traité comme un compte normal à payer.

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Dépôt de trésorerie dans le fonds de petite caisse. Une fois que vous avez les bases couverts, vous avez besoin de mettre de l'argent dans la petite caisse. Vous devez écrire un chèque pour le dépositaire d'établir d'abord le fonds. Le montant du chèque doit être suffisante pour gérer la plupart des achats de trésorerie pour la période de temps que vous choisissez, mais pas si grand que d'encourager le vol. Une fois le chèque est encaissé, l'argent devrait être placé dans la petite caisse.

Une quantité commençant typique est entre $ 100- $ 500.

Assurez-vous que vous gardez toutes les confessions de factures dans le tiroir de la petite caisse. Vous devriez avoir un peu de 20 $, quelques 10 $, un bon nombre de 5 $, et un montant décent de 1 $. Vous devez également avoir des pièces de monnaie ainsi. Ainsi, il sera facile de rembourser les paiements de la petite caisse.

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Créer un journal de transactions de la petite caisse. Avec le premier paiement initial à la petite caisse, le dépositaire doit commencer un journal des transactions qui passent par la petite caisse. Cela peut être un journal de comptabilité simple écrite à la main ou un tableur en ligne suivi l'par le dépositaire. Elle doit faire face à chaque transaction en le plaçant dans le journal. Il devrait y avoir une ligne pour la description de la transaction, tels que les fournitures de bureau ou des frais d'expédition. Il doit également y avoir une colonne pour le montant dépensé et la personne qui a utilisé la petite caisse.

Il devrait également y avoir une colonne pour les dépôts sur le compte de garder une trace du moment où le Fonds est reconstitué. Le premier paiement à la petite caisse doit être placé dans le journal comme un dépôt de petite caisse. Ensuite, toutes les transactions peuvent être déduits de ce montant.

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Commencez à utiliser l'argent. Une fois qu'il ya assez d'argent dans la petite caisse, l'entreprise peut commencer à l'utiliser pour les petites transactions. Le dépositaire devrait exiger un reçu pour chaque achat de la petite caisse. Lorsqu'on leur a présenté la réception de l'achat, le dépositaire doit noter la date et le nom de l'acheteur sur la réception et la dépose de la réception dans la petite caisse.

Le dépositaire doit également rembourser à l'acheteur la monnaie exacte pour l'achat.

Le dépositaire peut aussi donner une avance sur la petite caisse afin d'acheter quelque chose. L'entreprise peut arriver à un système où la personne qui va acheter quelque chose arrive à la banque dépositaire pour une avance de trésorerie. Le dépositaire peut marquer l'achat dans un journal d'expliquer ce que l'acheteur a l'intention d'acheter à l'avance de trésorerie et combien est nécessaire. Une fois que l'acheteur achète les produits il partit pour, il doit retourner à la banque dépositaire à la réception et le changement.

Partie 2 de 2: Gestion des dépenses de la petite caisse

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Reconstituer l'argent. Le greffier comptable a besoin pour reconstituer le montant d'argent dans la petite caisse aussi souvent que nécessaire. Le dépositaire doit lancer un autre journal chaque fois que le Fonds est reconstitué. Le dépositaire doit donner la liste complétée et les recettes afférentes au greffier comptable désigné. Il va vérifier les reçus, vérifiez l'addition des reçus de caisse, et d'écrire un chèque à la banque dépositaire pour le montant total dépensé pour renflouer le fonds.

Le dépositaire encaisse alors le contrôle et les dépôts des fonds dans la petite caisse, de rétablir l'équilibre à compter de la petite caisse.

Si la petite caisse est pas utilisé tout ce qui souvent ou si il ya une plus grande quantité dans la boîte, vous pouvez ne jamais utiliser la totalité de la petite caisse. Dans ces cas, le greffier peut reconstituer ce qui a été pris une fois par mois afin de garder une trace des dépenses et aider à la comptabilité de la petite caisse.

Si vous trouvez que vous avez besoin de plus d'argent dans votre caisse, vous pouvez augmenter le solde du fonds à tout moment. Tout le greffier comptable a à faire est d'écrire un chèque à la banque dépositaire pour le montant supplémentaire. Par exemple, si le solde initial de 100 $ est insuffisant pour payer les dépenses de la majorité du temps, augmenter le fonds à 200 $ en faisant un chèque à la banque dépositaire pour une deuxième de 100 $. Le dépositaire doit ensuite suivre la procédure normale pour la reconstitution.

2

Établir le fonds de caisse dans les registres comptables des comptes de trésorerie et la petite caisse entreprise. Sont les deux comptes d'actifs. Lors de l'ouverture d'abord la petite caisse, l'argent est tout simplement transféré d'un compte d'actif à l'autre sans aucun effet sur l'équilibre de la organizationâ les actifs de € ™. Une fois que le fonds de caisse devient sa propre entité, vous devez garder la trace comme un compte séparé qui peut être sous forme de tableau comme tout autre compte.

Les opérations qui sont faites pour le compte de la société pour l'ouverture de la petite caisse devrait être un débit du compte de trésorerie pour le montant du chèque donné à la petite caisse. Vous pouvez ensuite transcrire la transaction à la petite caisse comme un crédit d'argent pour le compte, qui va établir son équilibre initial de 0 $ à la quantité que vous déposez dans le fonds.

A ce stade, il n'y a eu aucune dépense réelle parce que l'argent a simplement été transféré d'un compte de la société à l'autre, de sorte que le total des actifs de la Compagnie est demeurée inchangée.

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Compte pour les transactions de petite caisse. Une fois la liste des opérations de la trésorerie dépositaire petite est terminée, le greffier comptable confirmera qu'un reçu est présent pour chaque transaction et que les dépenses sont correctement ajouté pour calculer la somme. Il devrait ensuite trier chaque reçu dans la catégorie de dépense appropriée et totalisera les dépenses pour chaque catégorie.

Catégories de dépenses courantes qui sont touchés par la petite caisse incluent les frais postaux, les fournitures de bureau, et le transport.

Il n'y a pas besoin de faire une entrée pour chaque transaction depuis une petite dépense individuelle est négligeable dans le fonctionnement de l'entreprise. Connectez-vous que les sommes complets dans chaque catégorie.

4

Connecter les dépenses. Après le tri et le total des recettes dans chacune des catégories de dépenses, le greffier de la comptabilité doivent faire les entrées dans les comptes de la petite caisse. Il doit débiter le compte de trésorerie pour le montant total du remboursement de la petite caisse, ce qui réduit le solde du compte de trésorerie principale du même montant.

Il devrait alors débiter les comptes de dépenses individuels pour les sommes dépensées dans chaque. Le total débit dans les comptes de dépenses sera égal au débit du compte de trésorerie.

Le solde du compte de petite caisse reste inchangé tout au long du processus tandis que le solde de l'encaisse et des propriétaires d'actions sur le bilan vont diminuer par le montant dépensé. Les comptes pour chaque type de dépense augmentera par le montant dépensé dans chaque catégorie de montrer que l'entreprise a dépensé beaucoup sur ces éléments. Ensuite, le bénéfice net de la compagnie diminuera par le montant consacré à la déclaration de frais.

[Rédacteur: Admin]
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