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Comment écrire un plan de communications internes

Publié:2012-02-11Source: général
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Deux méthodes: exemples Communications PlanWriting votre propre plan de communication interne

Les dirigeants reconnaissent l'importance d'avoir des communications internes dans leurs organisations. Cette communication entre les dirigeants et leurs équipes, ou entre les membres de l'équipe, de tenir les employés informés des changements importants dans l'organisation. Il leur fournit également une sortie pour partager leurs propres pensées. Apprendre à écrire un plan de communication interne aidera les dirigeants soient intentionnelle à propos de la communication avec leurs employés, ce qui conduit à une augmentation des niveaux de confiance, le moral, la bonne volonté et de la productivité.

Étapes

Exemple de plan de communication

Comment écrire un plan de communications internes

Exemple de stratégie de communication interne

Rédaction de votre plan interne Communications propre

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1

Obtenez le leadership à bord. Si les plus hauts dirigeants de votre organisation ne sont pas prêts à soutenir un plan de communication interne, votre travail devient les convaincre de son importance. Sans leur soutien, peu de choses changeront dans vos communications internes. Les gens vont rester mal informés et peu sûr de ce qui se passe.

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2

Position des membres du personnel des communications fermer aux dirigeants. Envisager de placer le membre du personnel de communication la plus élevée au même niveau d'autorité que d'autres dirigeants de l'organisation. Avoir cette autorité qui fournit l'information dont ils ont besoin pour aider l'organisation à décider ce qui, quand et comment partager des messages spécifiques.

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3

Comprendre votre auditoire. Les communications internes est orientée vers tous ceux qui travaillent au sein d'une organisation. Avant de communiquer avec votre personnel, il ya quelques informations de base dont vous avez besoin pour découvrir à leur sujet.

Demandez-leur comment ils se sentent sur le niveau actuel de la communication interne. Discerner si ils se sentent informés sur les changements, si elles se sentent à l'aise de partager leurs opinions, et comment ils aimeraient voir améliorer la communication.

Poser les questions difficiles. Voir si elles seraient prêtes à partager des exemples précis de quand ils ont senti hors de la boucle ou ignoré. Essayez de ne pas être sur la défensive quand ils partagent; écouter avec un esprit ouvert.

Identifier comment les employés aiment à recevoir des informations: email, newsletter, face-à-face, ou d'autres options. Demandez si la méthode dépend de ce que l'information est partagée. Par exemple, une annonce hebdomadaire peut être communiquée par courrier électronique, mais un changement de personnel majeure doit être partagée en personne.

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4

Identifier les informations qui doivent être communiquées. Pour le moment, se concentrer sur un seul message que vous souhaitez communiquer, peut-être votre vision ou énoncé de mission. Comme vous développez votre plan de communication interne, inclure des annonces sur les événements à venir, des informations importantes de la société, les changements de personnel, et d'autres éléments d'information.

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5

Les méthodes de communication de la liste. Il ya différentes façons de partager vos informations. Identifier toutes les méthodes possibles de communication et de quel type de messages doivent passer par chacun d'eux. Considérez ce qui est la meilleure méthode, non seulement pour vos employés et leurs préférences, mais aussi pour le message et situation en main. Par exemple, des situations sensibles ont tendance à exiger la communication en face-à-face, pas des emails ou un bulletin d'information.

Les méthodes formelles sont des actes intentionnels de communication et comprennent les réunions prévues, bulletins de l'entreprise, tous les courriels du personnel ou des réunions et les rapports.

Les réseaux informels sont plus organiques conversations qui ont lieu dans les bureaux, les salles de repos, et pendant le déjeuner. Ils peuvent également se produire par e-mail, comptes de médias sociaux et des conversations téléphoniques.

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6

Décider qui au sein de votre organisation devrait conférer l'information au reste du personnel. Même si les membres du personnel de communication aident à élaborer le message, certains types de messages peuvent avoir besoin de venir d'un dirigeant de l'organisation. Ou il peut être décidé que chaque superviseur partager le message avec leur équipe. Déterminer ce qui est approprié pour chaque situation.

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7

Ciselez votre message. Les communications internes doivent être un effort d'équipe. Le personnel des communications devrait jouer un rôle dans la rédaction du message, même si elle est juste relecture, et offrant des suggestions pour les choix de mots. Prenez le temps de travailler à travers plusieurs projets, améliorer continuellement le choix des mots.

Assurez-vous donner le «pourquoi» de la communication, pas seulement le «quoi». En d'autres termes, ne pas simplement pas donner des directives. Expliquer le raisonnement derrière ces directives.

Relisez, si ce sera une communication écrite. Pauvre orthographe et la grammaire reflètent négativement sur le leader et sur l'organisation dans son ensemble.

Consultez pour plus de clarté. Vous ne voulez pas votre message de se perdre ou d'être mal compris.

Assurez-vous que suffisamment d'informations de fond est prévu pour donner un contexte aux employés de niveau inférieur. Ils n'y ont pas accès à l'information des dirigeants de niveau supérieur ont. Donnez-leur ce qu'ils doivent savoir pour comprendre pleinement les nouvelles partagé.

Obtenir l'approbation finale. Décider qui doit être le seul à donner son approbation finale sur ce message. Ce sera probablement le plus grand leader dans votre organisation.

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8

Soyez intentionnelle avec votre calendrier. Votre message doit être livré en temps opportun. Ce sera différent en fonction de la situation. Cependant, un bon principe de la communication organisationnelle est que vos employés doivent savoir avant que le public connaît. Vous pouvez envisager la mise en scène des messages afin que le personnel de niveau supérieur sont informés en premier, puis le personnel de niveau inférieur.

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9

Obtenir la rétroaction. Après avoir communiqué des informations importantes, vous avez besoin de voir comment il a été reçu. Vous pouvez le faire grâce à des enquêtes de personnel, réunions, un-à-un, chats occasionnels, et les déjeuners. Encourager les employés à poser des questions quand ils ne comprennent pas ou ne sont d'accord avec des messages spécifiques. Créer une atmosphère où les employés sont engagés, non pas simplement prendre les commandes.

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10

Incorporer autres bonnes pratiques de communication interne. Pour maintenir la communication interne fonctionne bien, il ya quelques structures à mettre en place. Décidez quels sont ceux qui fonctionnent le mieux pour votre organisation.

Suivez à travers sur des choses comme les évaluations de rendement, en tête-à-rencontres et des réunions du personnel. Les employés ont besoin de savoir qu'ils peuvent vous faire confiance pour garder votre parole et de conserver les informations circulant.

Encourager la communication en face-à-face entre les chefs d'équipe et membres de l'équipe. La communication ne peut être entièrement via des appareils électroniques si vous voulez les relations de se développer.

Merci pour ton aide! S'il vous plaît nous dire ce que vous savez à propos de

...

Conseils

Créer un formulaire de planification pour votre organisation à utiliser chaque fois qu'il a un message à communiquer. Cela garantit que rien dans le processus n'a été oublié.

La communication doit être vers le bas et vers le haut. Les dirigeants doivent communiquer avec leur personnel, et les membres du personnel doivent communiquer avec leurs dirigeants. Gardez la communication ouverte dans les deux sens.

[Rédacteur: Admin]
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